Cargue Bases de Datos

Cargue archivo CSV

Para cargar bases de datos en formato CSV se debe desplegar el modulo de Cargue de Bases de Datos y dar click en la funcionalidad de Cargue Archivo CSV

Ver también

Que son módulos y funcionalidades? vea sección Dashboard de FivePostal en su parte de Módulos y funcionalidades

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Antes de continuar se explicará como debe ser la base de datos, de lo contrarío remitase al apartado de Cargue de Bases de Datos

Como debe ser la base de datos?

La base de datos debe estar en formato CSV; Los archivos CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: Chile, Perú, Argentina, España, Brasil…) y las filas por saltos de línea.

Estos formatos de archivos pueden ser manejados y/o administrados en las hojas de cálculo más comunes, ej, Excel, Open Office Calc, LibreOffice Calc, etc.

Un ejemplo básico de un archivo CSV sería:

Nota

Ejemplo archivo CSV abierto en un block de notas

Nombre;Direcion;Ciudad;Departamento
Destinatario 1;Carrera 70c No 80 48;Bogota;Cundinamarca
Destinatario 2;Calle 6 No 25 36;Bucaramanga;Santander
Destinatario 3;Calle 12 No 15 16;Medellin;Antioquia
Destinatario 4;;Bogota;Bogota

Observemos que el separador de campos es punto y coma (;)

Al abrirlo en una hoja de calculo:

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Creación de la base de datos

En una hoja de calculo (Excel), se debe diligenciar como mínimo los siguientes campos:

  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Departamneto
  • Valor

El primer registro de la base de datos deben ser los títulos de las columnas

Es importante que estos datos estén diligenciados en la base de datos ya que al faltar un campo este registro es omitido por FivePostal, informándole al usuario

Los campos Ciudad y Departamento deben corresponder con la tabla de municipios de FivePostal (Esta tabla es entregada en el momento del Setup)

Una base de datos como la siguiente omitiria registros (los señalados en rojo son los registros que no se cargan)

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  • Registro 2: no se carga ya que el departamento no corresponde a los departamentos de FivePostal (Bogota tiene como departamento a Bogota)
  • Registro 5: Dirección está vacío
  • Registro 8: Nombre está vacío

al terminar de diligenciar la base de datos, esta se debe exportar a CSV, este se realiza en LibreOffice Calc, en excel basta con guardar el documento y en formato del archivo guardarlo como CSV.

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Al exportar el archivo o guardarlo (para este caso con LibreOffice Calc) se debe definir el delimitador (;) y los delimitadores de cadena dejarlo en vacío, para Microsoft Excel este lo hace automático

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Cargue de Bases de Datos

En el F-Frame de actividades se despliega un formulario, donde se debe diligenciar:

  • Orden de servicio Creación de ordenes de servicio
  • Seleccionar archivo: se debe buscar en el equipo local la base de datos creada
  • Seleccione Separador
  • Impresión: Forma de impresión de los archivos PDF
  • Ordenar por: Si se desea que se organice la base de datos por alguno de los parámetros (Ciudad, Zona urbana-Codigo postal, consecutivo cliente), comunmente esto se usa para correo no personalizado
  • Formas de impresión

y dar click en el botón Cargar Base de Datos

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Posteriormente se muestra un formulario deonde se debe hacer la RELACIÓN DE DATOS, es importante tener en cuenta que la información que se muestra a la izquierda son los campos que corresponden a SISTEMA FIVEPOSTAL y los que se muestran a la derecha corresponden a ARCHIVO DEL USUARIO

Recuerde que los campos requerido son:

  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Departamneto
  • Valor
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Nota

Es importante aclarar que se pueden cargar muchos mas campos, no solamente los definidos en este tutorial

FivePostal en el momento en que está cargando está realizando procesos como:

  • Verificación de base de datos
  • Definición de códigos postales
  • Asignamiento de zonas urbanas (esto para algunos casos particulares)

Al termionar el proceso muestra un resumen de la información cargada, se debe dar click en el botón Aceptar

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FivePostal muestra el detalle del cargue con la siguiente información:

  • Total registros: cantidad de registros procesados
  • Cargados: registros que carga correctamente
  • No cargados: registros los cuales contienen errores
  • Código de impresión: es el código que se le da al cargue, para realizar reimpresión de guias
  • Tipo de guia: Formato de impresión
  • Forma de Impresion: la forma en que se imprimen las guías
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  • No Cargados: se puede dar click en el enlace Ver Archivo para visualizar los registros no cargados
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Nota

Se puede borrar el código de impresión verificar manualmente el archivo arreglando lo errores reportados por FivePostal y cargarlo de nuevo.

  • IMPRESION DE GUIAS PARTE X GUIAS DE LA X A LA XXX: FivePostal por defecto tiene configurado realizar un archivo PDF cada 5000 Guias; es decir si se cargan 20.000 guias genera 4 enlaces

Formatos de Pdf de impresión

Guias masivas (5x2)

Hoja oficio 10 guías por hoja

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Guia Larga (1x4)

Hoja carta, 1 gúia por hoja

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Guia Larga (1x2)

Media Hoja carta, 1 gúia por hoja

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Cargue archivo (csv) Con guia

Para cargar bases de datos en formato CSV con número de guía se debe desplegar el modulo de Cargue de Bases de Datos y dar click en la funcionalidad de Cargue archivo (csv) Con guia

Ver también

Que son módulos y funcionalidades? vea sección Dashboard de FivePostal en su parte de Módulos y funcionalidades

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Nota

Por ser una funcionalidad de cargue con número de guía la plataforma valida si la numeración que se está cargando ya esiste, si estas existen no las carga, la plataforma no se hace responsable de la numeración que ingrese el usuario

Cargue de Bases de Datos

En el F-Frame de actividades se despliega un formulario, donde se debe diligenciar:

Ejemplo de archivo de cargue

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y dar click en el botón Cargar

Recuerde que los campos requerido son:

  • Guía
  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Departamneto
  • Valor
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Posteriormente se muestra un formulario deonde se debe hacer la RELACIÓN DE DATOS, es importante tener en cuenta que la información que se muestra a la izquierda son los campos que corresponden a SISTEMA FIVEPOSTAL y los que se muestran a la derecha corresponden a ARCHIVO DEL USUARIO

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FivePostal en el momento en que está cargando está realizando procesos como:

  • Verificación de base de datos
  • Definición de códigos postales
  • Asignamiento de zonas urbanas (esto para algunos casos particulares)

FivePostal muestra el detalle del cargue con la siguiente información:

  • Total registros: cantidad de registros procesados
  • Cargados: registros que carga correctamente
  • No cargados: registros los cuales contienen errores
  • Código de impresión: es el código que se le da al cargue, para realizar reimpresión de guias
  • No Cargados: se puede dar click en el enlace Ver Archivo para visualizar los registros no cargados
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Nota

En esta funcionalidad no se imprimen guías ya que se asume que las guías ya existen impresas, ejemplo de otra empresa o numeración foránea

Cargue archivo (csv) Con guia alfanumérica

Para cargar bases de datos en formato CSV con número de guía alfanumerica se debe desplegar el modulo de Cargue de Bases de Datos y dar click en la funcionalidad de Alfanumerica

Ver también

Que son módulos y funcionalidades? vea sección Dashboard de FivePostal en su parte de Módulos y funcionalidades

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Ver también

Guías alfanuméricas es donde el consecutivo de las guías tienen caracteres como letras o símbolos

Cargue de Bases de Datos

En el F-Frame de actividades se despliega un formulario, donde se debe diligenciar:

Ejemplo de archivo de cargue

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y dar click en el botón Cargar

Recuerde que los campos requerido son:

  • Guía alfanumérica
  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Departamneto
  • Valor
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Cargue de base de datos Notificaciones

Para cargar bases de datos en formato CSV de notificaciones se debe desplegar el modulo de Cargue de Bases de Datos y dar click en la funcionalidad de Notificaciones

Ver también

Que son módulos y funcionalidades? vea sección Dashboard de FivePostal en su parte de Módulos y funcionalidades

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Nota

Es importante conocer los id’s de los tipos de notificaciones, esta información se provee en el momento de realizar el setup de FivePostal

    1. Notificacion 315 [N-315]
    1. Notificacion 320 [N-320]
    1. Oficio de Embargo [OENV]
    1. Telegrama [TLG]
    1. Notificion 291 [N-291]
    1. Notificacion 292 [N-292]

Cargue de Bases de Datos

En el F-Frame de actividades se despliega un formulario, donde se debe diligenciar:

Ejemplo de archivo de cargue

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y dar click en el botón Cargar

Recuerde que los campos requerido son:

  • Guía
  • Nombre
  • Dirección
  • Ciudad
  • Departamneto
  • Tipo Notificación
  • Juzgado
  • Departamento juzgado
  • Demandante
  • Radicado
  • Naturaleza
  • Demandado
  • Notificado
  • Valor
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